RTK-Palvelu hyötyy Maxtechin ajansäästövaikutuksesta ja TES-osaamisesta

RTK-Palvelun toiminta kattaa kuusi eri toimialaa, joista siivous ja kiinteistöhuolto ovat suurimmat. Vuodesta 2019 yhtiö on hyödyntänyt näillä sektoreilla CGI Mobilog -leimausjärjestelmää osana kohdeseurantaa ja palkanmaksuprosesseja. Ajan myötä RTK-Palvelu tunnisti tarpeen päivittää käytössä oleva järjestelmä vastaamaan entistä paremmin kasvavia ja monimuotoistuvia tarpeitaan. Tämän myötä yritys päätti siirtyä Maxtechin kattavaan järjestelmään, joka tarjoaa laajempia toiminnallisuuksia ja vahvaa TES-osaamista.

Kilpailutuksen kautta eteenpäin

ICT-asioista vastaava kehitys- ja teknologiajohtaja Ville Kenttä kertoo, että RTK-Palvelu työllistää yli 3.000 ammattilaista, jotka saavat palkkansa tarkkojen työaikakirjausten perusteella. Hän korostaa, että liiketoiminnassa, joka koostuu pääasiassa ihmisten työpanoksesta, työvuorosuunnittelu ja työajanseuranta ovat erittäin tärkeässä roolissa.

– Kun havaitsimme tarpeen laajentaa aiemman järjestelmämme toiminnallisuuksia, huomasimme, että se ei sellaisenaan enää täysin vastannut nykyisiä ja tulevia vaatimuksiamme. Vaihtoehtoja arvioidessamme totesimme, että uuden järjestelmän hankinta olisi meille paras ratkaisu, Kenttä kertoo.

Tämän pohjalta RTK-Palvelu toteutti konsultin avustuksella markkinakartoituksen ja kilpailutuksen. Viiden ehdokkaan joukosta palveluntarjoajaksi valikoitui Maxtech Oy, joka vastasi parhaiten yhtiön tarpeita.

Vakuuttavuutta alusta saakka

Kenttä kertoo, että Maxtechissa vakuuttivat ensimmäisenä järjestelmän kokonaisvaltaisuus, työvuorosuunnitteluominaisuudet sekä hyvä mobiilikäytettävyys. Roolinsa oli myös sillä, kuinka osapuolet vaikuttivat sopivan yhteen.

– Tärkeissä strategisissa hankkeissa pyrimme valitsemaan toimittajiksemme erityisesti meille sopivia yhteistyökumppaneita. Haasteita aiemman järjestelmätoimittajan kanssa aiheuttivat erityisesti viestin läpi saamisen hankaluudet sekä pitkät vasteajat. Maxtech Oy on vakaa ja uskottavan – juuri meille sopivan – kokoinen. Yhteistyömme onkin tuntunut hyvin jouhevalta ja ketterältä.

RTK-Palvelun ICT-tiimin ja Maxtech-järjestelmän käyttöönoton projektipäällikkönä toimivalle Jenna Taviolle korostui lisäksi Maxtechin toimialatuntemus.

– Maxtechilla oli jo entuudestaan vahva osaaminen kiinteistöpalvelualalta sekä paljon toimialan asiakkaita, joten he eivät olleet tulossa alalle pystymetsästä. Sen sijaan heillä oli todella hyvä käsitys siitä, mitä meidän arkemme on ja mitä vaatimuksia siivousalan arki järjestelmälle asettaa. Tällaisista lähtökohdista oli ilo ryhtyä yhteistyöhön ja se helpotti merkittävästi projektin edistämistä.

– Vakuutuimme heidän palvelulupauksessaan erityisesti siitä, että he ottavat kehitystarpeemme ja toiveemme aina huomioon ja ovat läsnä. Nämä lupaukset he ovat myös pitäneet, Tavio tähdentää.

Pilottivaihe osoitti toimivuuden

Noin vuosi sitten Maxtechin järjestelmää testattiin ensin pääkaupunkiseudulla 120 työntekijän pilotissa. Panostus pilotointiin oli merkittävä, sillä RTK-Palvelu käytti Maxtechia rinnakkain vanhan järjestelmänsä kanssa kahden kuukauden ajan. Tämä nähtiin tärkeäksi niin liiketoiminnan kuin henkilöstön näkökulmasta, mutta myös olennaisena projektin onnistuneen ja laadukkaan toteutuksen kannalta. Lakisääteisyyden ja paremman johtamisen datan lisäksi RTK-Palvelu korostaa aihepiirin inhimillistä puolta ja sen tärkeyttä.

– Työajanseuranta ja palkanmaksu ovat meille erittäin tärkeitä asioita, sillä pienetkin virheet niissä voivat vaikuttaa vakavasti henkilöstön tyytyväisyyteen. Palkkojen tulee olla oikein ja ajoissa. Sitä pitää kunnioittaa Kenttä tähdentää.

– Pilotti oli iso ponnistus, mutta hyödyllinen, kun yksityiskohtia hiottiin ja käyttötapaa optimoitiin ennen siirtymistä käytön täyteen laajuuteen. Pilotti vahvisti myös sen, että Maxtechin järjestelmä ylitti kaikki odotuksemme, ja sen jälkeen päätös olikin helppo, Tavio muistelee.

Maxtech on otettu käyttöön jokseenkin tiiviiseen tahtiin kuluvan vuoden aikana ja tällä hetkellä järjestelmää käyttää jo yli 1.500 henkilöä RTK-Palvelun siivoustoiminnassa.

– Ensimmäinen valtakunnallinen palkka-ajo uudella järjestelmällä on aina erityistä tarkkuutta vaativa virstanpylväs, mutta Maxtech varmisti sen onnistumisen ja yksittäiset epäkohdat on saatu hiottua prosessista, Kenttä kertoo.

Kahdeksan viikon tasoittumisjaksoilla parannusta työvuorosuunnitteluun sekä työhyvinvointiin

RTK-Palvelu kaipasi Maxtechin järjestelmältä sujuvuutta ja mahdollisuuksia hyödyntää sellaisia ominaisuuksia, joita edellisestä järjestelmästä ei ollut saatu.

– Edellinen järjestelmä vei paljon palveluesihenkilöiden työaikaa, arjen tekeminen oli usein hankalaa ja suoraan sanottuna piti osata hieman kikkailla, että kaiken sai tehtyä siten kuin halusi. Esihenkilöidemme työ ei ole jatkuvaa tietokoneella istumista, vaan hekin ovat kentällä oman henkilöstönsä keskuudessa. Maxtechin avulla olemme voineet vapauttaa esihenkilöiden työaikaa merkittävästi heidän ydintehtäviinsä, Tavio sanoo.

RTK-Palvelu saa Maxtechin järjestelmästä merkittävää hyötyä työvuorosuunnittelussa. Aiemman noin kahden viikon näkymän sijaan yhtiö voi nyt hyödyntää työehtosopimuksen mukaisia, jopa kahdeksan viikon mittaisia tasoittumisjaksoja. Järjestelmä osaa lisäksi kertoa työvuoroja suunnittelevalle, mikäli työntekijän viikkolepo ei ole täyttymässä ja hyödyntää tasoittumisjaksoa riittävän lepoajan mahdollistamiseksi.

– Meillä on lukuisia kohteita, jotka ovat avoinna 24/7 ja joissa työtä tehdään kolmessa vuorossa. Esihenkilömme kykenevät nyt näkemään työvuorojen tilanteen yhdestä näkymästä paljon aiempaa helpommin ja varautumaan paremmin. Kustannusnäkökulmasta ylityöt ovat kalliita, mutta on myös henkilöstömme etu, että pystymme varmistamaan heille tarvittavat sekä ansaitut lepoajat, Tavio iloitsee.

– Lähtökohtaisesti meillä ei teetetä paniikkityötä, vaan panostamme suunnitteluun, jossa ihmisillä on hyvä näkymä siihen, mitä tulevina viikkoina tapahtuu. Toimimme hyvin työvoimavaltaisella alalla, joten henkilöstömme hyvinvointi ja jaksaminen on ilman kliseitä ehdottomasti tärkein voimavaramme. Huolenpito siitä on strategiamme ytimessä, Kenttä lisää.

Tukea vankasta TES-tulkinnan osaamisesta

Maxtech on integroitu RTK-Palvelun palkanmaksujärjestelmään, jossa yhtiö suorittaa lopullisen TES-tulkinnan sekä palkanlaskennan.

– Meillä on jo paljon kokemusta ja hyvää näyttöä ratkaisun toimivuudesta, mutta Maxtechin kokemus ja osaaminen kiinteistöpalvelualan TES-tulkinnan parissa on ollut meille merkittävä etu. He ovat olleet suoraan mukana tekemässä päätöksiä toteutuksestamme. Se ei ole ollut sanelua kummaltakaan puolelta, vaan olemme voineet keskustella ja oikeasti pohtia parhaita vaihtoehtoja, Kenttä kertoo.

Integraatioiden hallinnalla on RTK-Palvelulla merkittävä rooli, ja niihin liittyy usein omat haasteensa. Maxtechin järjestelmä toimii sujuvasti osana kokonaisuutta ja yhteistyö integraatioiden osalta on ollut Kentän mukaan toimivaa.

Ketterää ja mutkatonta kanssakäymistä

RTK-Palvelu kehuu Maxtechin sitoutuneisuutta, joustavuutta ja henkilökohtaista asiakaspalvelua, jossa korostuu hyvä keskusteluyhteys.

– On äärettömän hienoa saada tehdä yhteistyötä ihmisten kanssa, joista huokuu asiantuntijuus ja jotka myyvät tuotetta, josta he itse oikeasti välittävät. Yhteyshenkilöiden läsnäolo ja tavoitettavuus projektin aikana on ollut aivan käsittämätöntä ja heidän suhtautumisensa välillä villeihinkin ideoihin ei ole koskaan ollut torjuva. Maxtechin asennoitumisesta heijastuu kiinnostus ja aito halu ymmärtää sekä pyrkiä etsimään ratkaisut asiakkaan ongelmiin, Tavio kiittelee.

Pitkän projektin aikana yllätyksiltäkään ei voida aina välttyä, ja projektipäällikön vaihtuminen käytännön syistä kesken RTK-Palvelun hankkeen ei ollut etukäteen tiedossa oleva muutos kummallekaan osapuolelle.

– Täytyy myöntää, että olin ensin huolissani, mutta onneksi ihan turhaan. Vaihdoksen myötä rooliin astui Maxtechin omistaja Markus Ebeling, jolla on syvä asiantuntemus järjestelmästä. Tämä kertoo aika paljon yrityksen motivoituneisuudesta asiakkuuttamme kohtaan.

Tavio on kokenut kanssakäymisen hyvin läpinäkyväksi ja rehelliseksi esimerkiksi siten, että Maxtech on noteerannut ja kompensoinut hyödyn, jota RTK-Palvelun tarpeisiin tehty ohjelmistokehitystyö mahdollistaa myös Maxtechin tuotteelle ja muille asiakkaille.

– Kaikki toiminta on ollut ammattimaista, hyvin hoidettua ja johdettua sekä ennen kaikkea erittäin ketterää. Meillä on oikein hyvät kokouskäytännöt ja organisoituminen hankkeen ympärillä. Kokonaisuutena olemme erittäin tyytyväisiä.

Maxtech seuraavaksi kiinteistöhuollon käyttöön

Maxtechin järjestelmän käyttöönotto on nyt laajennettu myös RTK-Palvelun kiinteistöhuollon sektorille ja viedään läpi omana osaprojektinaan vuodenvaihteen molemmin puolin. Yhtiöllä on tuhansia kohteita, joten Maxtchin suhteen sillä on suuria odotuksia erityisesti kohdekannattavuuteen liittyvän tiedon osalta.

– Se on ollut meille aiemmin hieman ongelmallinen asia järjestelmäteknisistä ominaisuuksista johtuen. Maxtechin järjestelmän tärkeimpänä ansiona saamme aiempaa enemmän läpinäkyvyyttä siihen, mitä kohteillemme kuuluu, kuinka paljon niissä vietetään aikaa ja mitä niissä tehdään.

Kiinteistöhuolto asettaa työnhallintajärjestelmälle omat vaatimuksensa ja haasteensa siivoukseen verrattuna. Toimintaan sisältyy eri TES:t, erilaisia palkkausmuotoja ja laajempaa tarvetta mitata sekä eritellä, mitä kohteissa tehdään.

– Hyvä pohja on nyt olemassa ja samalla järjestelmällä toki mennään, kunhan vain muutamme joitain toiminnallisuuksia ja yksityiskohtia hieman, Kenttä paketoi.