Työajanhallintajärjestelmä toi HSY:lle läpinäkyvyyttä ja työtehoa
Suomen suurin vesi- ja ympäristöalan toimija HSY on kuntayhtymä, joka tuottaa kunnallisia vesihuollon ja jätehuollon palveluita sekä tietoa pääkaupunkiseudusta ja ympäristöstä. Organisaatiossa käytössä ollut työajanhallintajärjestelmä oli tullut tiensä päähän ja manuaalinen työ vei tarpeettomasti aikaa. Uutta järjestelmää valittaessa tärkeäksi seikaksi nousi se, kuinka hyvin se kykenee mukautumaan eri toimintoja yhdistävän kuntayhtymän moninaisiin käyttö- ja toimintatapoihin.
Maxtechin monipuolinen ja räätälöitävä työajanhallintajärjestelmä vastasi tarpeeseen ja onnistui lunastamaan HSY:n odotukset: järjestelmä saatiin tuotantokäyttöön ajallaan ja Maxtech sai kiitosta sitoutuneena ja joustavana kumppanina.
Prosessit näkyviksi tehokkaalla työajanseurantajärjestelmällä
Pia Mäkeläinen on HSY:n palvelusuhdepäällikkö ja vastaa koko kuntayhtymän palkkahallinnosta ja sitä kautta myös työajanseurantajärjestelmän vaihtoprojektista. Maxtechin järjestelmän myötä toiminta on tehostunut monella tapaa, mutta sekein niistä on ollut eroon pääsy sadoista paperilapuista ja Excel-taulukoista.
– Tämä oli varmasti se konkreettisin hyöty projektissa, jota tavoittelimmekin. Halusimme myös lainsäädännön vaatimat seurannat sähköiseen järjestelmään, Mäkeläinen kuvailee.
Järjestelmänsiirto on tuonut myös muita hyötyjä, joista yksi on ollut läpinäkyvyys. HSY:ssä yhdistyvät monet, toisistaan eroavat toiminnot, jolloin on myös erilaisia tapoja toimia ja tehdä töitä. Maxtechin järjestelmän myötä kokonaisuus, prosessit ja erilaiset toimintatavat ovat tulleet näkyviksi. Sen ansiosta on huomattu kehityskohteita, jotka muuten olisivat jääneet organisaation koukeroissa piiloon. Kun työt ja tiedot voidaan keskittää yhteen paikkaan, töiden hallinta yksinkertaistuu ja toiminta tehostuu.
Muutoskyvykkyys, ketteryys ja ratkaisukeskeisyys Maxtechin valtteina
Kun puhutaan työnajanseurannanjärjestelmästä, puhutaan myös työntekijöiden palkoista. Koska ne tulee saada aina maksuun oikein ja ajallaan, järjestelmätoimituksessa on omat haasteensa. Mäkeläinen kokee, että Maxtechillä ymmärrettiin tämä haaste. Tukea sai kellonajasta riippumatta, mikä oli projektin onnistumisen kannalta välttämätöntä.
Mäkeläinen kokeekin, että yhteistyö on ollut aitoa kumppanuutta, jossa molemmilla on ollut halu luoda aidosti hyödyllinen järjestelmä HSY:lle. Maxtech saa kiitosta myös ratkaisukeskeisyydestään – hankalissakin tilanteissa Maxtechillä on suhtauduttu ehdotuksiin myönteisesti ja joustavasti.
– Maxtechin etu on sen ketteryys ja muutoskyky sekä mahdollisuus reagoida hyvin asiakaskohtaisesti. Jos vertaa muihin järjestelmätoimittajiin, niin kyllähän tämä on ollut ihan poikkeuksellista. On ollut koko ajan sellainen olo, että tämä on vilpittömästi meidän yhteinen työmaamme, yhteinen urakka.
Käyttökoulutukset sitouttivat järjestelmävaihdokseen
Työajanhallintajärjestelmässä käyttöönoton merkitys korostuu, sillä jokainen työntekijä käyttää järjestelmää työaikansa seurantaan.
– Tämä on ollut iso muutosjohtamisen paikka organisaatiossa. Muutokseen pitää valjastaa joka ikinen työntekijä, Mäkeläinen kertoo.
Maxtech järjesti HSY:n eri käyttäjille omat käyttökoulutuksensa, joiden tavoitteena oli paitsi perehdyttää heitä uuteen järjestelmään, myös osallistaa kaikki mukaan yhteiseen projektiin.
Mäkeläisen vinkki muille vastaavaa projektia aloittaville onkin, että koko organisaation sitouttamiseen kannattaa satsata resursseja. Sen lisäksi aikaa kannattaa varata sekä itse järjestelmänvaihtoon että sen suunnitteluvaiheeseen. Kannattaa tehdä tarkka suunnitelma ja arvio siitä, millaisia erilaisia käyttötarpeita organisaatiossa on ja peilata sitä palveluntarjoajien mahdollisuuksiin vastata näihin tarpeisiin.
Maxtechin tavoite on, että mitkään kehitysprojektit eivät veny pitkiksi tai väänny liian monimutkaisiksi. Siksi projektit aloitetaan huolellisella taustoituksella. Niissä selvitetään, mitkä asiat organisaation toiminnassa ovat käyttöönoton kannalta tärkeitä ja mitkä ovat ne mallit, joilla käyttöönottoprojekti viedään maaliin tehokkaasti ja käyttäjäystävällisesti.
Yksi HSY:n käyttöönottoprojektin onnistumisen kulmakivistä oli hyvä projektisuunnitelma. Käyttöönotto sujui yhteistyössä aikataulussa ja nyt päivittäisessä käytössä Maxtech toimii yhä HSY:n tukena.
– Olen harvinaisen tyytyväinen, Mäkeläinen kiteyttää.
