Työajan­seuranta

Yleisin kysymys työajanseurantaan liittyen on, onko se pakollista. Yksinkertainen vastaus tähän on, että yleinen työaikalaki velvoittaa työnantajaa seuraamaan jokaisen työntekijän työaikaa. Lakisääteinen työajanseuranta pitää sisällään sekä tuntityöntekijöiden että säännöllistä työaikaa noudattavien työntekijöiden työtuntien kirjaamisen ja kirjanpidon säilyttämisen.

Laki ja pakollinen työajanseuranta kattaa vuonna 2020 voimaan astuneen uudistuksen myötä myös kaikki etätyöntekijät, toimihenkilöt ja asiantuntijat. Työaikalain uudistuksen avulla on pyritty ehkäisemään etenkin johtotehtävissä työskentelevien ja etätyötä tekevien työntekijöiden työ- ja vapaa-ajan kietoutumista toisiinsa.

Työajanseurantalaki suojaa myös yritystä, sillä tuomioistuimeen asti menneet erimielisyydet palkoista ja työajoista on useimmiten ratkaistu työntekijän antamien selvitysten mukaisesti, mikäli yritys ei ole hoitanut työajanseurantaansa huolellisesti.

Työajanseuranta ei ole yrityksille vain pakollinen paha, vaan se on osa reilua liiketoimintaa. Lisäksi työajanseurannan toteuttaminen oikealla järjestelmällä on kaikille osapuolille todella helppoa ja läpinäkyvää, mikä puolestaan parantaa työmotivaatiota ja vahvistaa hyvää työnantajakuvaa.

Sähköinen työajanseuranta on parhaimmillaan, kun se on seurattavissa ja muokattavissa reaaliaikaisesti. Excelissä toteutettu työajanseuranta ei usein ole nähtävillä tai muokattavissa reaaliaikaisesti. Myös merkintöjen luotettavuus ja lähde jäävät Exceliä käyttäessä usein pimentoon ja virhemarginaali kasvaa työajanseurantaan tarkoitettuun ohjelmistoon verrattuna huomattavasti.

Vaikka Excel on käytännössä ilmainen, se ei ole paras ratkaisu työajanseurantaan. Virhealttius näkyy usein yrityksen kirjanpidossa saakka ja tuottaa mielipahaa myös työntekijöille virheellisen palkanmaksun muodossa.

Maxtech Easy -järjestelmällä työajanhallinta on yksinkertaista ja virheetöntä. Ohjelman käyttö säästää työaikaa, vähentää virheitä työaikakirjanpidossa ja pitää työntekijät sekä palkanlaskijat tyytyväisinä.

Työtuntien laskenta ilman automaattisesti muodostuvaa raporttia, on kuin painajaista. Palkka-aineiston lähettäminen kirjanpitäjän käyttöön järkevässä muodossa, tekee kaikkien työstä mielekkäämpää ja tehokkaampaa.

Maxtech Easy:n tuntiraportilla saadaan työajat ja ylityöt lähetettyä helpossa muodossa palkanlaskijalle ja, mikä parasta, aina virheettöminä. Jätä työajanvalvonta järjestelmän työksi ja pidä vain huoli, että työntekijät kirjaavat tuntinsa yksinkertaisella sovelluksella, jonka käytön jokainen oppii viidessä minuutissa.

Työajanseurantajärjestelmän käytön opetteleminen vie muutamia minuutteja. Yksinkertaisimmillaan työntekijä vain kirjautuu sovellukseen ja leimaa itsensä työajalle tai vapaa-ajalle.

Työnantaja saa työaikatiedot järjestelmään tarkasteltavaksi reaaliaikaisesti ja niistä voidaan luoda hyödyllisiä raportteja. Raporttien perusteella työntekoa voidaan tehostaa ja esimerkiksi työtaakkaa jakaa tasaisemmin työntekijöiden kesken.

Maxtech Easy soveltuu hyvin myös etätyöntekijöille, toimihenkilöille ja asiantuntijatyötä tekeville. Heidänkään ei tarvitse suorittaa koulutusta järjestelmän käyttöönottoa varten, vaan käytön aloittaminen onnistuu yksinkertaisten ohjeiden avulla vieden aikaa vain muutaman minuutin.

Maxtech Easyn kahdelle ensimmäiselle kirjauksia tekevälle maksuton työajanseuranta ei ole ominaisuuksiltaan millään tavoin rajoitettu. Sovelluksen käyttö on täysin maksutonta kahdelle aktiiviselle käyttäjälle.

Työajanseurantajärjestelmä ja -sovellukset ovat ladattavissa veloituksetta heti tunnusten luomisen jälkeen. Käyttäjätilille voidaan lisätä rajattomasti käyttäjiä, joista maksetaan lisenssimaksu vain aktiivisten käyttäjien osalta. Aktiivisilla käyttäjillä tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat tehneet työaikakirjauksia kuluneen kuukauden aikana. Käyttö on maksutonta siihen saakka, kunnes kirjauksia tekeviä käyttäjiä on enemmän kuin kaksi.

Toiminnan ollessa sesonkiluontoista ei rajan ylittävistä aktiivisista käyttäjistä tarvitse maksaa silloin, kun työntekijät eivät ole tehneet työaikakirjauksia järjestelmään. Ilmainen Maxtech Easy toimii työajanseurannassa ja palkka-aineiston koostamisessa täysin samoin kuin maksullinen järjestelmä.

Kyllä. Maxtech Easy on saatavilla Android-laitteille Google Play Storesta. iPhonelle ja iPadeille sovelluksen voi ladata App Storesta.

Tietokoneella ja mobiililaitteilla järjestelmä toimii myös verkkoselaimissa ilman sovelluksen lataamista.

Työajanseurannan hinta riippuu käyttäjien määrästä. Maxtech tarjoaa järjestelmän täysin maksutta kahdelle käyttäjälle. Hinnoittelu alkaa siis kolmesta aktiivisesta käyttäjästä.

Esimerkiksi, jos kuukaudessa työaikakirjauksia tekee 15 työntekijää, maksetaan 13 käyttäjästä.

Tietääksemme mikään muu toimija kuin Maxtech ei tarjoa hinnoittelua aktiivisten käyttäjien mukaan. Siksi Maxtech Easy soveltuu erinomaisesti sesonkiluontoiseen työhön. Myös kesätyöntekijöiden osalta lisenssimaksu maksetaan vain aktiivisilta kuukausilta eikä koko vuodelta, kuten useimmissa järjestelmissä.

Maxtech Easy:n työajanseurantajärjestelmän lisäksi Maxtech tarjoaa kokonaisvaltaisen työn hallinnan ja johtamisen järjestelmän, Maxtech Pro:n. Se keskittää koko työnhallinnan yhteen järjestelmään, tarjoaa reaaliaikaista tietoa työn johtamiseen ja säästää aikaa automatisoimalla rutiinitöitä.

Maxtech Pron ratkaisuihin sisältyvät Työvuorosuunnittelu, Työajanseuranta, Palkka-aineistot, Ajoneuvo- ja kalustonpaikannus, Laskutusaineistot sekä Työkartta.