1. Miksi panostaa moderniin työajanseurannan järjestelmään?

Työaikalaki määrittelee, millä tasolla työaikaa tulee seurata, kirjata ja säilyttää. Se ei kuitenkaan ota kantaa siihen, miten työajanseuranta toteutetaan. Liikkeellä onkin yhä edelleen exceleitä ja lappusia, joiden parissa tuhlautuu paljon arvokasta työaikaa.

Tämän päivän moderneilla työajanseurannan laitteilla ja ohjelmistoilla pystytään seuraamaan ketterästi kaikenlaista työtä, oli kyse sitten etätyöstä, vaihtelevissa kohteissa toteutettavasta liikkuvasta työstä tai toimipisteissä työskentelystä. Mikä parasta, työajanseuranta pystytään toteuttamaan nopeasti ja rutiinityöt automatisoiden.

Toimiva työajanseuranta onkin erinomainen työkalu paitsi yrityksen kannattavuuden ja tehokkuuden mittaamisessa myös työntekijöiden työssä jaksamisen edistämisessä. Kun kaikki data on kirjattu ylös, pystyy järjestelmä tuottamaan monipuolisesti dataa yrityksen kehittämisen ja pyörittämisen tueksi. Työntekijät saavat keskittyä työhönsä, sillä järjestelmän avulla työaikojen päivittäminen on nopeaa ja helppoa.

2. Työaikalaki suojelee työntekijää ja hyödyttää työnantajaa

Työaikalaki on luotu suojelemaan ennen kaikkea työntekijää, ja se velvoittaa yrityksiä seuraamaan työaikaa riittävän tarkalla tasolla:

“Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. Jos työntekijän kanssa on tehty 38 §:ssä tarkoitettu sopimus, on työaikakirjanpitoon merkittävä arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Noudatettaessa joustotyöaikaa työntekijän on palkanmaksukausittain toimitettava työnantajalle luettelo säännöllisen työaikana tekemistään tunneista siten, että siitä ilmenevät viikoittainen työaika ja viikkolepo. Työnantaja on 1 momentissa säädetystä poiketen velvollinen kirjaamaan vain nämä työntekijän ilmoittamat tiedot työaikakirjanpitoon.

Jos työnantaja ja työntekijä ovat sopineet 14 §:ssä tarkoitetun työaikapankin käytöstä, työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijän työaikapankkiin säästämistä eristä sekä työaikapankkiin siirrettyjen erien pitämisestä vapaana.”

(Finlex)

Tämä kirjanpito tulee säilyttää kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisen jälkeen ja esitettävä pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle. Työntekijää koskevasta kirjanpidosta on myös pyydettäessä toimitettava kirjallinen selvitys työntekijälle tai hänen valtuuttamalleen henkilölle.

Vastuu työaikakirjanpidosta sekä sen analysoimisesta, raportoimisesta ja kehittämisestä on aina työnantajalla. Työntekijän vastuulla taas on kirjata työtunnit, anoa lomat sekä tarkastaa saldoja ja kertymiä.

Jos työaikakirjanpitoa ei ole tehty riittävällä tasolla, se on hävitetty tai sitä on muutettu, on ristiriitatilanteita ja epäselvyyksiä usein mahdotonta selvittää. Näissä tilanteissa työnantaja on viime kädessä velvollinen vastaamaan seurauksista.

3. Onko tuntien kirjaaminen käsin kannattavaa?

Työaikalaki ohjaa siis toteuttamaan työaikakirjanpitoa hyvin tarkalla tasolla. Mutta kuten aiemmin jo totesimme, itse kirjaustapaan laki ei kuitenkaan ota kantaa, mikä antaa tilaa monenlaisille tehottomillekin toteutuksille.

Siksi työtunteja kirjataan edelleen manuaalisesti paperi- tai sähköisille lomakkeille, jotka sitten työpäivän, työviikon tai jopa pidemmän ajan kuluessa palautetaan henkilöstöhallinnosta vastaavalle. Tämän jälkeen työtunnit vielä tarkistetaan, hyväksytään, kirjataan puhtaaksi, lähetetään palkanmaksuun ja koostetaan mahdollisesti vielä raportteja erinäisille projektiin kuuluville tahoille.

On sanomattakin selvää, että työaikojen kirjaaminen manuaalisesti vie monelta taholta aikaa. Virheiden mahdollisuus on suuri, ja myös asiakkaille lähtevät laskut saattavat viivästyä työaikakirjausten puutteiden vuoksi. Manuaalisesti toteutettuna prosessi on siis raskas niin työntekijöille, henkilöstöhallinnolle kuin esimiehelle, viime kädessä myös asiakkaalle.

Tällä tavalla toteutettuna työajanseuranta ei myöskään skaalaudu, vaan henkilöstömäärän kasvaessa työmäärä kasvaa hallitsemattomaksi. Mitä enemmän on käsiteltävää tietoa, sitä hankalampaa on sen hallitseminen, jakaminen ja säilyttäminen järjestelmällisesti ja etenkin tietoturvallisesti.

Kannattaako siis työaikojen kirjaaminen käsin? Vaikka säästöä tulisikin järjestelmän hinnassa, ovat henkilöstön työaikojen kirjaamiseen, seurantaan ja hallitsemiseen kuluttamat kulut moninkertaisesti kalliimmat. Säästöt ohjelmistoissa johtavatkin lopulta tappioon.

4. Moderni työajanseurantaohjelmisto hyödyttää monella tavalla

Sähköisen, modernin työajanseurannan mukana tulee paljon hyötyjä, joista yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa jäädä paitsi. Moni yritys onkin jo hylännyt vanhat kellokortit ja tuntien kirjoittamiset erinäisille lomakkeille.

 

4.1 Sähköinen työajanseuranta auttaa johtamaan tiedolla

Sähköinen työajanseuranta muun muassa:

  • varmistaa, että kaikki tehdyt tunnit kirjautuvat oikeisiin projekteihin ja tulevat laskutetuiksi
  • lisää läpinäkyvyyttä pitämällä tiedot ajantasaisina ja kaikkien saatavilla
  • helpottaa resursointia ja työtilanteen kokonaisvaltaista hahmottamista
  • yksinkertaistaa palkkojen muodostamista, laskuttamista ja työn johdollisia rutiinitehtäviä
  • automatisoi tietojen keräämistä, mikä säästää aikaa ja kustannuksia.

 

Modernin, sähköisen työajanseurantajärjestelmän tärkein etu muodostuukin merkittävästä ajansäästöstä, helposta tietojen analysoinnista ja virhekirjausten vähenemisestä. Järjestelmä tarjoaa johdolle ja esimiehille paljon tietoa työntekijä-, projekti- ja asiakaskohtaisesti, joten työn kannattavuutta on helppo seurata ja kehittää.

 

4.2 Sujuva työajanseuranta näkyy myös työhyvinvoinnissa

Moderni työajanseuranta myös parantaa työntekijöiden työhyvinvointia selkeyttämällä työaikakirjausten tekemistä ja parantamalla työ- ja vapaa-ajan joustoa. Helpompi työvuorosuunnittelu näkyy myös työntekijöille työvuorolistoina, joissa on pystytty huomioimaan paremmin kunkin työsopimukset ja muut yksityiskohdat.

Työajanseurannan ollessa tasapuolista myös läpinäkyvyys tehdyistä tunneista paranee niin työntekijän kuin työnantajan suuntaan.

5. Panosta työajanseurantajärjestelmäan, joka tukee kannattavuutta

Työajanseurantaan soveltuvia ohjelmia ja järjestelmiä tarjoaa tällä hetkellä yritys jos toinenkin. Mistä ostaja voisi sitten tietää, mikä järjestelmä soveltuu juuri heidän tarpeisiinsa? Paljon riippuu organisaation koosta, muista työajanhallinnan tarpeista sekä työn tekemisen prosesseista ja yksityiskohdista. Listasimme muutaman asian, mitä tulee ottaa huomioon järjestelmää pohdittaessa.

 

5.1 Mihin kiinnittää huomiota, kun vertailet järjestelmiä

Muun muassa näihin ominaisuuksiin kannattaa kiinnittää tarkkaa huomiota:

  • Työajan kirjaaminen on helppoa mistä tahansa, milloin tahansa. Järjestelmä tarjoaa modernit, käyttötapaan ja -paikkaan soveltuvat laitteet ja sovellukset myös mobiilina.
  • Järjestelmän käyttäminen on helppoa, intuitiivista ja sujuvaa keskellä arkea. Näkymä on yksinkertainen ja toiminnot selkeäitä, vaikka esimerkiksi kieltä ei osaisi kunnolla.
  • Käyttäjien sekä käyttäjätasojen ja -ryhmien lisääminen ja muokkaaminen on helppoa. Mitä useampi henkilö järjestelmää käyttää, sitä tärkeämpää se on.
  • Järjestelmässä on automaattinen TES-tulkinta, joka tulkitsee työajan automaattisesti työehtosopimuksen mukaisesti.
  • Työajanseurantajärjestelmä on integroitavissa helposti myös muihin yrityksen järjestelmiin, joten esimerkiksi palkkajärjestelmään tiedot siirtyvät automaattisesti.
  • Työajanseurantajärjestelmän tiedot ovat helposti saatavilla ja välitettävissä tarpeen vaatiessa esimerkiksi viranomaistahoille.
  • Työajanseurantajärjestelmä muodostaa raportteja, joita analysoimalla on helppo tunnistaa kehityskohtia ja seurata työntekijöiden tehokkuutta ja toiminnan kannattavuutta.
  • Järjestelmän tulee skaalautua helposti yrityksen muuntuviin ja kasvaviin tarpeisiin.

 

5.2 Mitä ottaa huomioon, kun vaihdat järjestelmää

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen on mahdollisesti aikaa vievä pala, jossa on suuri tietojen menettämisen mahdollisuus. Siksi onkin tärkeää varmistua siitä, että tuleva järjestelmä tulee tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen mahdollisimman hyvin. Mitä automaattisemmin tiedot siirtyvät, sitä vähemmän niissä on puutteita ja virheitä.

Tämä on selkeä osoitus myös siitä, että tuleva järjestelmä toimii saumattomasti yhdessä myös muiden järjestelmien kanssa. Mitä suurempia kokonaisuuksia hallitaan, sitä tärkeämpää on, että uusi järjestelmä ei tule muiden lisäksi, vaan mieluummin yhdistää näiden tiedot yhdestä järjestelmästä hallittaviksi.